Pero, ¿en qué instancia se emite cada uno? En primer lugar tenemos la figura empresa a empresa, donde después de la venta de un producto o servicio entre ambas partes se debe emitir factura para acreditar la compra. Para poder acceder a este documento electrónico, debes:

• Obtener un certificado digital. Hay diferentes empresas en el país que se encargan de gestionarlo, con diferentes precios así que cotiza bien tus opciones.
• Optar por un sistema de facturación. Puedes operar a través del sistema de facturación gratuito del SII o bien contratar un sistema de facturación propio. Esto quiere decir contratar una empresa que mediante un software de ventas se encargue mes a mes de emitir tus facturas, cobrar aquellas pendientes y avisarte en qué momento debes pagar a tus proveedores, todo automatizado.

Nos encontramos también con la figura empresa a persona, donde el documento a emitir es una boleta, cuyo rol es el mismo que la factura: acreditar una venta. Si es directo a consumidor final por ley le corresponde pagar el IVA, por lo que no tiene efecto para tramitar el reembolso del crédito fiscal, es sólo un recurso contable. Por lo mismo no requiere una mayor individualización del comprador, sino que sólo debe incluir los productos o servicios vendidos junto a una pequeña descripción. En caso de hacer una nota de crédito se deben tomar los datos del cliente, pues es probable que el SII lo exija en caso de querer verificar la razón por la cual ciertos documentos fueron anulados.

Con ambos documentos es posible encontrar una serie de beneficios, entre los cuales podemos destacar:

1. Cero costos de impresión: Las imprentas ya no son necesarias, tampoco despacho y almacenamiento de documentos. Los gastos de la empresa disminuyen, así mismo ahorro en tiempo, traslados y espera ante la entrega de documentos.

2. Autenticidad: Cada documento electrónico emitido tiene un sello digital único, por lo que no se podrá replicar. El usuario cuenta con total seguridad al momento de facturar, pues además se pide información que luego es verificada por un sistema en línea para evitar errores en el documento.

3. Rapidez: Como dijimos, crea la boleta en forma simple y en línea, con verificación al instante de los datos ingresados, disminuyendo los errores (y futuras correcciones) que podrían darse. Emitiendo documentos electrónicos se envían a los clientes de forma inmediata por correo, y así se puede mantener el registro de venta actualizado. En caso de querer acceder a información pasada -o consultar por los documentos- es rápido y fácil, sin complicaciones de libros o tener que depender de un tercero. Los cierres semanales, mensuales o anuales es otro tema que se facilitan al tener documentos en línea, ¡no más atrasos!

4. Todo controlado: Todos tus documentos ordenados, en el mismo lugar y sin riesgo de pérdida, esta es otra de las ventajas de la digitalización. Accede a tus números desde cualquier lugar. Además teniendo la información el línea es más fácil hacer cruces y validar datos, entregando un mejor servicio finalmente a los clientes y un mejor desempeño interno.

5. Siempre a tiempo: La digitalización elimina el problema de pagos atrasados por facturas físicas que no llegaban a tiempo o se extraviaban. Ahora podrás programar pagos en los tiempos pactados.

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